Complete Checklist: Professional Email English (50 Points)

(Vollständige Checkliste: Professionelle E-Mails auf Englisch)

Planning & Purpose

1. The purpose of the email is clear. (Der Zweck der E-Mail ist klar.)

2. The expected response or action is defined. (Die erwartete Reaktion oder Handlung ist definiert.)

3. The correct recipient(s) are selected. (Die richtigen Empfänger sind ausgewählt.)

4. CC and BCC are used appropriately. (CC und BCC werden sinnvoll genutzt.)

5. The timing of sending is appropriate. (Der Versandzeitpunkt ist passend.)

Subject Line

6. The subject line is concise and specific. (Der Betreff ist kurz und konkret.)

7. The main topic is immediately clear. (Das Hauptthema ist sofort erkennbar.)

8. No unnecessary words are used. (Es werden keine unnötigen Wörter verwendet.)

9. The tone matches the message. (Der Ton passt zur Nachricht.)

10. Previous communication is referenced if needed. (Frühere Kommunikation wird bei Bedarf erwähnt.)

Greeting & Opening

11. The greeting is appropriate (formal or informal). (Die Anrede ist passend – formell oder informell.)

12. Names and titles are correct. (Namen und Titel sind korrekt.)

13. The level of formality is consistent. (Der Formalitätsgrad ist durchgängig stimmig.)

14. The opening sentence is polite and professional. (Der Einstiegssatz ist höflich und professionell.)

15. The reason for writing is stated early. (Der Schreibanlass wird früh genannt.)

Content & Structure

16. The email has a clear structure. (Die E-Mail ist klar strukturiert.)

17. Each paragraph focuses on one main idea. (Jeder Absatz behandelt eine Hauptaussage.)

18. Sentences are clear and easy to understand. (Die Sätze sind klar und verständlich.)

19. Active voice is used where possible. (Aktive Formulierungen werden bevorzugt.)

20. Unnecessary details are avoided. (Unnötige Details werden vermieden.)

21. Bullet points are used for complex information. (Aufzählungen werden bei komplexen Inhalten genutzt.)

22. Key information is easy to find. (Wichtige Informationen sind leicht auffindbar.)

23. Dates, times, and deadlines are precise. (Daten, Zeiten und Fristen sind präzise.)

24. Questions and requests are clearly formulated. (Fragen und Bitten sind klar formuliert.)

25. Verb tenses are consistent. (Die Zeitformen sind konsistent.)

Tone & Style

26. The tone is professional and respectful. (Der Ton ist professionell und respektvoll.)

27. Language is polite and neutral. (Die Sprache ist höflich und neutral.)

28. Slang and overly informal language are avoided. (Umgangssprache wird vermieden.)

29. Humor and irony are used carefully. (Humor und Ironie werden vorsichtig eingesetzt.)

30. Cultural differences are considered. (Kulturelle Unterschiede werden berücksichtigt.)

Action & Closing

31. A clear call to action is included. (Eine klare Handlungsaufforderung ist enthalten.)

32. Next steps are clearly stated. (Die nächsten Schritte sind klar benannt.)

33. Deadlines are realistic and polite. (Fristen sind realistisch und höflich formuliert.)

34. The closing sentence is friendly and forward-looking. (Der Abschlusssatz ist freundlich und zukunftsorientiert.)

35. An appropriate sign-off is used. (Eine passende Grußformel wird verwendet.)

Formal & Technical Check

36. Spelling has been checked. (Die Rechtschreibung wurde geprüft.)

37. Grammar has been checked. (Die Grammatik wurde geprüft.)

38. Punctuation is consistent. (Die Zeichensetzung ist einheitlich.)

39. Formatting is clean and readable. (Die Formatierung ist übersichtlich.)

40. Capital letters are not overused. (Großbuchstaben werden nicht übermäßig genutzt.)

41. Attachments are mentioned in the text. (Anhänge werden im Text erwähnt.)

42. Attachments are correctly included. (Anhänge sind korrekt beigefügt.)

43. Links are correct and working. (Links sind korrekt und funktionstüchtig.)

Final Check

44. The tone has been reviewed one last time. (Der Ton wurde abschließend geprüft.)

45. Potential misunderstandings are avoided. (Mögliche Missverständnisse wurden vermieden.)

46. The length of the email is appropriate. (Die Länge der E-Mail ist angemessen.)

47. The correct recipients are selected. (Die richtigen Empfänger sind ausgewählt.)

48. The signature is complete and accurate. (Die Signatur ist vollständig und korrekt.)

49. Company guidelines are respected. (Unternehmensrichtlinien werden eingehalten.)

50. The email is read once before sending. (Die E-Mail wird vor dem Senden komplett gelesen.)

Email Phrases (Professional & Polite)

(Professionelle und höfliche E-Mail-Redewendungen)

Opening

• I am writing to inform you about… (Ich schreibe Ihnen, um Sie über … zu informieren.)

• Thank you for your message. (Vielen Dank für Ihre Nachricht.)

• Further to our conversation… (Bezugnehmend auf unser Gespräch …)

Requests & Actions

• Could you please let me know… (Könnten Sie mir bitte mitteilen …)

• I would appreciate it if you could… (Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie …)

• Please find attached… (Anbei finden Sie …)

Clarifying

• To clarify this point… (Zur Klärung dieses Punktes …)

• Please note that… (Bitte beachten Sie, dass …)

Closing

• If you have any questions, please let me know. (Bei Fragen lassen Sie es mich bitte wissen.)

• I look forward to your reply. (Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.)

• Kind regards / Best regards (Mit freundlichen Grüßen)

Service Dialogues (Mini Dialogues for Training)

(Mini-Dialoge für das Training)

Dialogue 1 – Information Request

• Client: Could you please send me the updated report?
  (Könnten Sie mir bitte den aktualisierten Bericht senden?)

• Agent: Of course. I will send it to you shortly.
  (Gerne. Ich sende ihn Ihnen in Kürze.)

Dialogue 2 – Clarification

• Client: I’m not sure about the deadline.
  (Ich bin mir wegen der Frist nicht sicher.)

• Agent: The deadline is Monday, 10 June.
  (Die Frist ist Montag, der 10. Juni.)

Dialogue 3 – Follow-up

• Agent: I’m just following up on my previous email.
  (Ich wollte kurz auf meine vorherige E-Mail zurückkommen.)

• Client: Thank you, I will reply later today.
  (Danke, ich antworte später heute.)