Kundenservice auf Englisch

Kundenservice auf Englisch - Professional Customer Care in English

(Vollständige Checkliste: Professioneller Kundenservice auf Englisch)

A. Customer-Centered Mindset (Kundenorientierte Haltung)

  1. Customer satisfaction is the top priority. (Kundenzufriedenheit hat oberste Priorität.)

  2. You act professionally and respectfully at all times. (Man handelt jederzeit professionell und respektvoll.)

  3. You take ownership of customer requests. (Man übernimmt Verantwortung für Kundenanliegen.)

  4. You aim to build long-term relationships. (Langfristige Beziehungen werden angestrebt.)

B. First Contact & Greeting (Erster Kontakt & Begrüßung)

  1. The customer is greeted warmly and politely. (Der Kunde wird freundlich und höflich begrüßt.)

  2. You introduce yourself and your role clearly. (Man stellt sich und die Rolle klar vor.)

  3. You confirm the customer’s name and details. (Name und Daten des Kunden werden bestätigt.)

  4. You ask how you can help. (Es wird gefragt, wie geholfen werden kann.)

C. Understanding the Customer (Kundenanliegen verstehen)

  1. You listen actively without interrupting. (Man hört aktiv zu, ohne zu unterbrechen.)

  2. You ask relevant questions to clarify the issue. (Relevante Fragen zur Klärung werden gestellt.)

  3. You summarise the customer’s request. (Das Anliegen des Kunden wird zusammengefasst.)

  4. You show empathy and understanding. (Empathie und Verständnis werden gezeigt.)

D. Communication & Language (Kommunikation & Sprache)

  1. Your language is clear, simple, and friendly. (Die Sprache ist klar, einfach und freundlich.)

  2. The tone remains positive and solution-oriented. (Der Ton bleibt positiv und lösungsorientiert.)

  3. You avoid jargon or overly technical terms. (Fachjargon oder zu technische Begriffe werden vermieden.)

  4. You adapt your language to the customer’s level. (Die Sprache wird dem Kunden angepasst.)

E. Providing Information & Support (Information & Unterstützung)

  1. Information is accurate and up to date. (Informationen sind korrekt und aktuell.)

  2. Steps and processes are explained clearly. (Schritte und Abläufe werden klar erklärt.)

  3. You check that the customer understands. (Es wird geprüft, ob der Kunde alles versteht.)

  4. You offer additional help where appropriate. (Zusätzliche Hilfe wird bei Bedarf angeboten.)

F. Handling Requests & Problems (Anfragen & Probleme bearbeiten)

  1. Requests are handled efficiently. (Anfragen werden effizient bearbeitet.)

  2. Problems are addressed calmly and professionally. (Probleme werden ruhig und professionell gelöst.)

  3. You focus on solutions rather than blame. (Der Fokus liegt auf Lösungen, nicht auf Schuld.)

  4. You explain what you can and cannot do. (Möglichkeiten und Grenzen werden erklärt.)

  5. You escalate issues when necessary. (Probleme werden bei Bedarf eskaliert.)

G. Follow-Up & Reliability (Nachverfolgung & Verlässlichkeit)

  1. Promises are kept. (Zusagen werden eingehalten.)

  2. Follow-up actions are completed on time. (Follow-ups erfolgen fristgerecht.)

  3. The customer is informed about progress. (Der Kunde wird über Fortschritte informiert.)

  4. Open issues are tracked until resolved. (Offene Punkte werden bis zur Lösung verfolgt.)

H. Closing the Interaction (Abschluss des Kontakts)

  1. The interaction is closed politely and positively. (Der Kontakt wird höflich und positiv abgeschlossen.)

  2. You check if anything else is needed. (Es wird geprüft, ob noch etwas benötigt wird.)

  3. You thank the customer for contacting you. (Man bedankt sich für die Kontaktaufnahme.)

I. Professional Standards (Professionelle Standards)

  1. Customer data is handled confidentially. (Kundendaten werden vertraulich behandelt.)

  2. Company policies are followed. (Unternehmensrichtlinien werden eingehalten.)

  3. Brand values are reflected in communication. (Markenwerte spiegeln sich in der Kommunikation wider.)

J. Continuous Improvement (Kontinuierliche Verbesserung)

  1. Feedback is welcomed and valued. (Feedback wird begrüßt und geschätzt.)

  2. Recurring issues are identified. (Wiederkehrende Probleme werden erkannt.)

  3. Processes are improved based on feedback. (Abläufe werden anhand von Feedback verbessert.)

K. Final Self-Check (Abschließende Selbstkontrolle)

  1. The customer felt supported and valued. (Der Kunde fühlte sich unterstützt und wertgeschätzt.)

  2. The issue or request was resolved effectively. (Das Anliegen wurde effektiv gelöst.)

  3. Communication was clear and friendly. (Die Kommunikation war klar und freundlich.)

  4. The interaction strengthened the customer relationship. (Der Kundenkontakt hat die Beziehung gestärkt.)

  5. The service reflects professional English standards. (Der Service entspricht professionellen Englischstandards.)

 

Customer Care Phrases (Professional & Polite)

(Kundenservice-Redewendungen)

Greeting & Opening

  • How may I help you today? (Wie kann ich Ihnen heute helfen?)

  • Thank you for contacting us. (Vielen Dank, dass Sie uns kontaktieren.)

  • I’ll be happy to assist you. (Ich helfe Ihnen gern weiter.)

Listening & Understanding

  • I understand your concern. (Ich verstehe Ihr Anliegen.)

  • Let me make sure I’ve understood correctly. (Lassen Sie mich kurz prüfen, ob ich Sie richtig verstanden habe.)

  • Could you please clarify that point? (Könnten Sie diesen Punkt bitte näher erklären?)

Showing Empathy

  • I’m sorry to hear about this issue. (Es tut mir leid, von diesem Problem zu hören.)

  • I understand how frustrating this must be. (Ich verstehe, wie frustrierend das sein muss.)

Providing Solutions

  • Here’s what I can do for you. (Das kann ich für Sie tun.)

  • Let me look into this for you. (Ich prüfe das gern für Sie.)

  • We can offer you the following options. (Wir können Ihnen folgende Optionen anbieten.)

Limits & Policy

  • What I can do is… (Was ich tun kann, ist …)

  • Unfortunately, this is outside our policy. (Leider liegt das außerhalb unserer Richtlinien.)

Closing & Follow-up

  • Is there anything else I can help you with? (Kann ich Ihnen sonst noch helfen?)

  • Thank you for your patience. (Vielen Dank für Ihre Geduld.)

  • We’ll keep you updated. (Wir halten Sie auf dem Laufenden.)

Service Dialogues (Mini Dialogues for Training)

(Service-Dialoge für den Unterricht)

Dialogue 1 – General Inquiry

  • Customer: I have a question about my order.
    (Ich habe eine Frage zu meiner Bestellung.)

  • Agent: Of course. Could you please give me your order number?
    (Gerne. Könnten Sie mir bitte Ihre Bestellnummer nennen?)

  • Customer: Yes, it’s 45821.
    (Ja, es ist 45821.)

  • Agent: Thank you. Let me check that for you.
    (Danke. Ich prüfe das kurz für Sie.)

Dialogue 2 – Problem Solving

  • Customer: The product arrived damaged.
    (Das Produkt ist beschädigt angekommen.)

  • Agent: I’m sorry to hear that. Let’s find a solution.
    (Das tut mir leid. Lassen Sie uns eine Lösung finden.)

  • Customer: What are my options?
    (Welche Möglichkeiten habe ich?)

  • Agent: We can replace the item or issue a refund.
    (Wir können den Artikel ersetzen oder eine Rückerstattung veranlassen.)

Dialogue 3 – Follow-up

  • Agent: I’m calling to follow up on your request.
    (Ich rufe an, um zu Ihrem Anliegen nachzufassen.)

  • Customer: Thank you for getting back to me.
    (Danke, dass Sie sich zurückmelden.)

  • Agent: Your issue has now been resolved.
    (Ihr Anliegen wurde nun gelöst.)

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