Versicherungsenglisch Vokabeln 5 – Advanced Insurance English Terms

Versicherungs-Englisch: Policenverwaltung

Insurance Policy Administration

Die Policenverwaltung umfasst alle administrativen Aufgaben, die nach der Annahme eines Versicherungsrisikos entstehen. Dazu gehören die Ausstellung der Police, die Verwaltung von Kundendaten, Vertragsänderungen, Verlängerungen, Kündigungen und die Dokumentation des Versicherungsschutzes.

Mitarbeiter in der Policenverwaltung kommunizieren regelmäßig mit Versicherungsnehmern, Maklern, Underwritern, Schadensachbearbeitern und anderen Fachabteilungen.

Auf dieser Seite lernen Sie die wichtigsten englischen Fachbegriffe und Formulierungen rund um:

Ausstellung und Versand von Versicherungspolicen
Änderung von Vertrags- und Kundendaten
Nachträge und Vertragsänderungen
Vertragsverlängerung und Erneuerung
Prämienanpassungen
Kündigung und Ablauf von Policen
Kommunikation mit Kunden und Maklern
Dokumentation und Compliance

Niveau: B1–B2

Geeignet für: Mitarbeiter in der Policenverwaltung, Versicherungsfachleute, Underwriter, Makler, Kundenservice-Mitarbeiter und Business-English-Lernende.

Was ist Policenverwaltung?

Policenverwaltung ist die laufende administrative Betreuung eines Versicherungsvertrags. Sie beginnt normalerweise nach der Annahme eines Risikos durch den Underwriter und endet, wenn die Police abläuft oder gekündigt wird.

Eine Versicherungspolice enthält die vertraglichen Einzelheiten des Versicherungsschutzes. Dazu gehören unter anderem:

Name und Anschrift des Versicherungsnehmers
Versicherungsnummer
Beginn und Ende des Versicherungsschutzes
versicherte Risiken
Deckungssummen und Versicherungslimits
Prämien und Zahlungsbedingungen
Selbstbehalte
Ausschlüsse und besondere Bedingungen
Vertragsänderungen und Nachträge

Die Policenverwaltung muss sicherstellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und aktuell sind. Fehler in einer Police können zu Missverständnissen, Beschwerden oder Problemen bei der Schadenregulierung führen.

Der Lebenszyklus einer Versicherungspolice

Application: Der Kunde oder Makler reicht einen Versicherungsantrag ein.
Underwriting: Der Versicherer prüft und bewertet das Risiko.
Quotation: Der Versicherer erstellt ein Angebot.
Acceptance: Der Kunde akzeptiert das Angebot.
Policy issuance: Die Versicherungspolice wird ausgestellt.
Policy administration: Der Vertrag wird laufend verwaltet.
Amendment: Änderungen werden durch Nachträge dokumentiert.
Renewal: Die Police wird zum Ende der Versicherungsperiode verlängert.
Cancellation or expiry: Die Police wird gekündigt oder läuft aus.

Ein einfaches Beispiel

A company changes its registered address.
(Ein Unternehmen ändert seine eingetragene Geschäftsadresse.)

The policyholder informs the insurer.
(Der Versicherungsnehmer informiert den Versicherer.)

The policy administrator updates the customer record.
(Der Mitarbeiter in der Policenverwaltung aktualisiert die Kundendaten.)

An endorsement is issued to confirm the change.
(Zur Bestätigung der Änderung wird ein Nachtrag ausgestellt.)

The updated document is sent to the policyholder and the broker.
(Das aktualisierte Dokument wird an den Versicherungsnehmer und den Makler geschickt.)

Die wichtigsten Fachbegriffe

Englischer Begriff	Deutsch	Einfache Erklärung
insurance policy	Versicherungspolice	The contract between an insurer and a policyholder.
policy administration	Policenverwaltung	The ongoing administration of insurance policies.
policyholder	Versicherungsnehmer	The person or company that holds the policy.
insured	Versicherter	The person or organisation protected by the policy.
insurer	Versicherer	The company providing the insurance cover.
policy number	Versicherungsnummer	The unique reference number of a policy.
policy schedule	Versicherungsschein, Policenübersicht	A document summarising the main policy details.
policy wording	Versicherungsbedingungen	The detailed contractual terms of the insurance policy.
terms and conditions	Vertragsbedingungen	The rules and obligations contained in the contract.
effective date	Versicherungsbeginn	The date on which the insurance cover begins.
expiry date	Ablaufdatum	The date on which the insurance cover ends.
policy period	Versicherungsperiode	The period during which the policy is valid.
insurance cover	Versicherungsschutz	The protection provided by the policy.
scope of cover	Deckungsumfang	The risks and losses included in the policy.
sum insured	Versicherungssumme	The maximum insured value stated in the policy.
policy limit	Deckungsgrenze	The maximum amount payable under the policy.
sub-limit	Unterlimit	A lower limit applying to a particular type of loss.
deductible	Selbstbeteiligung	The part of a loss paid by the policyholder.
excess	Selbstbeteiligung	The common British term for a deductible.
premium	Versicherungsprämie	The price paid for insurance cover.
premium instalment	Prämienrate	One of several scheduled premium payments.
payment terms	Zahlungsbedingungen	The rules governing when and how payment is made.
endorsement	Nachtrag, Vertragsänderung	A document changing or adding to the policy.
policy amendment	Policenänderung	A formal change to the insurance contract.
mid-term adjustment	unterjährige Vertragsänderung	A change made during the current policy period.
additional premium	Nachprämie	An extra premium charged after a policy change.
return premium	Prämienrückerstattung	Premium returned following a reduction or cancellation.
renewal	Vertragsverlängerung	The continuation of a policy for a new period.
renewal invitation	Verlängerungsangebot	A document offering continued insurance cover.
renewal premium	Verlängerungsprämie	The premium charged for the next policy period.
automatic renewal	automatische Verlängerung	Renewal without the need for a new application.
cancellation	Kündigung	The formal termination of an insurance policy.
cancellation notice	Kündigungsschreiben	A formal notice ending the policy.
notice period	Kündigungsfrist	The required period of notice before termination.
lapse	Erlöschen des Versicherungsschutzes	The ending of a policy, often because payment was not made.
reinstatement	Wiederinkraftsetzung	The restoration of a policy after it has lapsed.
proof of insurance	Versicherungsnachweis	A document confirming that insurance cover exists.
certificate of insurance	Versicherungszertifikat	A formal document confirming insurance cover.
customer record	Kundendatensatz	The stored information relating to a customer.
policy document	Versicherungsdokument	A document forming part of the insurance contract.
supporting document	Nachweis, Begleitdokument	A document supporting a request or policy change.
audit trail	Prüfpfad, Änderungshistorie	A record showing who made changes and when.

Wichtige Verben für die Policenverwaltung

Verb	Deutsch	Typische Verbindung
to issue	ausstellen	to issue a policy
to administer	verwalten	to administer an insurance contract
to update	aktualisieren	to update the customer record
to amend	ändern	to amend the policy
to endorse	durch einen Nachtrag ändern	to endorse the policy
to add	hinzufügen	to add a new location
to remove	entfernen	to remove a vehicle from the policy
to correct	korrigieren	to correct an administrative error
to confirm	bestätigen	to confirm the change
to attach	beifügen	to attach the revised schedule
to renew	verlängern	to renew a policy
to expire	ablaufen	the policy expires in September
to cancel	kündigen	to cancel the policy
to terminate	beenden	to terminate the contract
to lapse	erlöschen	the policy has lapsed
to reinstate	wieder in Kraft setzen	to reinstate the policy
to calculate	berechnen	to calculate an additional premium
to refund	erstatten	to refund part of the premium
to verify	überprüfen	to verify the policy details
to retain	aufbewahren	to retain policy records

Nützliche Sätze für die Versicherungspraxis

Your policy has now been issued.
(Ihre Police wurde nun ausgestellt.)

Please find your policy documents attached.
(Im Anhang finden Sie Ihre Versicherungsunterlagen.)

Could you please confirm your current address?
(Könnten Sie bitte Ihre aktuelle Adresse bestätigen?)

We have updated your contact details.
(Wir haben Ihre Kontaktdaten aktualisiert.)

The change will take effect on 1 September.
(Die Änderung tritt am 1. September in Kraft.)

An endorsement will be issued to confirm the amendment.
(Zur Bestätigung der Änderung wird ein Nachtrag ausgestellt.)

The amendment results in an additional premium of €250.
(Die Vertragsänderung führt zu einer Nachprämie von 250 Euro.)

A return premium will be credited to your account.
(Eine Prämienrückerstattung wird Ihrem Konto gutgeschrieben.)

Your policy is due for renewal next month.
(Ihre Police steht nächsten Monat zur Verlängerung an.)

We are pleased to offer renewal on the following terms.
(Wir freuen uns, Ihnen die Verlängerung zu den folgenden Bedingungen anbieten zu können.)

The renewal premium is payable by 15 October.
(Die Verlängerungsprämie ist bis zum 15. Oktober zahlbar.)

The policy will renew automatically unless it is cancelled.
(Die Police verlängert sich automatisch, sofern sie nicht gekündigt wird.)

We have received your cancellation request.
(Wir haben Ihre Kündigung erhalten.)

The policy will end at midnight on 31 December.
(Die Police endet am 31. Dezember um Mitternacht.)

Your insurance cover has lapsed because the premium was not paid.
(Ihr Versicherungsschutz ist erloschen, da die Prämie nicht bezahlt wurde.)

We may be able to reinstate the policy once payment has been received.
(Wir können die Police möglicherweise wieder in Kraft setzen, sobald die Zahlung eingegangen ist.)

Please review the revised policy schedule carefully.
(Bitte prüfen Sie die überarbeitete Policenübersicht sorgfältig.)

Please let us know if any of the information is incorrect.
(Bitte informieren Sie uns, falls Angaben nicht korrekt sind.)

British Business Tip

In der britischen Geschäftskommunikation werden Aufforderungen häufig höflich und indirekt formuliert.

Direkt:

You must check the policy documents.
(Sie müssen die Versicherungsunterlagen überprüfen.)

Höflicher:

Could you please take a moment to review the policy documents?
(Könnten Sie sich bitte einen Moment Zeit nehmen, um die Versicherungsunterlagen zu prüfen?)

Statt:

Your information is wrong.
(Ihre Angaben sind falsch.)

kann man sagen:

There appears to be a discrepancy in the information provided.
(Bei den übermittelten Angaben scheint es eine Abweichung zu geben.)

Mini Reading: Amending and Renewing a Commercial Policy

Greenfield Engineering Ltd has a commercial insurance policy covering its offices, workshops, machinery and public liability exposures. The policy was issued twelve months ago and is due for renewal at the end of September.

During the current policy period, the company has expanded its operations. It has opened a second workshop, purchased new machinery and employed fifteen additional members of staff.

The company’s finance manager, Sarah Collins, contacts the insurance broker to report the changes. She explains that the new workshop became operational on 1 July and contains machinery worth approximately €750,000.

The broker forwards the information to the insurer. A policy administrator checks the existing policy and identifies several details that must be amended.

First, the new workshop must be added as an insured location. Second, the total sum insured for machinery must be increased. Third, the number of employees shown in the liability section must be updated.

Because these changes increase the insurer’s exposure, the case is referred to the underwriter. The underwriter reviews photographs of the new workshop, details of the machinery and information about the company’s fire protection measures.

The underwriter agrees to extend cover. However, the company must install an automatic fire alarm system within three months.

The policy administrator prepares a mid-term adjustment. An endorsement is issued showing the new location, the revised sum insured and the updated employee numbers.

The change results in an additional premium of €1,850 for the remainder of the current policy period. The revised policy schedule and premium invoice are sent to the broker and the policyholder.

Two months later, the policy becomes due for renewal. The insurer reviews the company’s claims history and updated risk information. Greenfield Engineering has not reported any major claims during the year.

The insurer offers renewal for another twelve months. Because the company has expanded, the annual premium increases from €24,000 to €29,500.

The renewal documents explain the revised premium, policy limits, excesses and risk-management conditions. Sarah reviews the documents and notices that the address of the new workshop has been entered incorrectly.

She informs the policy administrator, who corrects the address and issues a revised policy schedule. The administrator also records the correction in the policy management system so that a complete audit trail is available.

Greenfield Engineering accepts the renewal terms and pays the premium before the due date. The policy is renewed without any interruption in cover.

True or False: Policy Administration

1. Greenfield Engineering’s policy is due for renewal in September. ______ True

2. The company has closed one of its workshops. ______ False

3. The new machinery is worth approximately €750,000. ______ True

4. The company employed fewer people during the year. ______ False

5. The policy administrator referred the changes to an underwriter. ______ True

6. The underwriter refused to cover the new workshop. ______ False

7. The company must install a fire alarm system. ______ True

8. The mid-term adjustment resulted in a return premium. ______ False

9. The annual renewal premium increased. ______ True

10. The address of the new workshop was entered correctly. ______ False

11. A revised policy schedule was issued. ______ True

12. The policy was renewed without an interruption in cover. ______ True

Business Dialogue: Requesting a Policy Amendment

Policy Administrator: Good morning. Policy Services. Helen speaking. How may I help you? (Guten Morgen. Policenservice. Mein Name ist Helen. Wie kann ich Ihnen helfen?)

Broker: Good morning. I’m calling about a policy amendment for Greenfield Engineering Ltd. (Guten Morgen. Ich rufe wegen einer Vertragsänderung für Greenfield Engineering Ltd an.)

Policy Administrator: Certainly. Could you give me the policy number, please? (Natürlich. Könnten Sie mir bitte die Versicherungsnummer nennen?)

Broker: The policy number is COM-458972. (Die Versicherungsnummer lautet COM-458972.)

Policy Administrator: Thank you. What change would the policyholder like to make? (Vielen Dank. Welche Änderung möchte der Versicherungsnehmer vornehmen?)

Broker: The company has opened a second workshop. (Das Unternehmen hat eine zweite Werkstatt eröffnet.)

Policy Administrator: When did the new location become operational? (Wann wurde der neue Standort in Betrieb genommen?)

Broker: It became operational on 1 July. (Er wurde am 1. Juli in Betrieb genommen.)

Policy Administrator: Could you provide the full address? (Könnten Sie die vollständige Adresse angeben?)

Broker: It is 18 Riverside Industrial Estate, Leeds. (Sie lautet Riverside Industrial Estate 18 in Leeds.)

Policy Administrator: What activities are carried out at the premises? (Welche Tätigkeiten werden an diesem Standort ausgeübt?)

Broker: The company manufactures and stores metal components there. (Das Unternehmen produziert und lagert dort Metallkomponenten.)

Policy Administrator: Has any new machinery been installed? (Wurden neue Maschinen installiert?)

Broker: Yes. The machinery has a total value of approximately €750,000. (Ja. Die Maschinen haben einen Gesamtwert von ungefähr 750.000 Euro.)

Policy Administrator: We will need a list of the machinery and details of the fire protection systems. (Wir benötigen eine Liste der Maschinen und Angaben zu den Brandschutzsystemen.)

Broker: I can send those documents this afternoon. (Ich kann diese Unterlagen heute Nachmittag schicken.)

Policy Administrator: Thank you. Has the number of employees also changed? (Vielen Dank. Hat sich auch die Zahl der Mitarbeiter geändert?)

Broker: Yes. The company has employed fifteen additional members of staff. (Ja. Das Unternehmen hat fünfzehn zusätzliche Mitarbeiter eingestellt.)

Policy Administrator: The amendment will need to be referred to the underwriter. (Die Vertragsänderung muss dem Underwriter vorgelegt werden.)

Broker: Will cover apply from 1 July? (Gilt der Versicherungsschutz ab dem 1. Juli?)

Policy Administrator: We cannot confirm that until the underwriter has reviewed the information. (Das können wir erst bestätigen, nachdem der Underwriter die Informationen geprüft hat.)

Broker: How long is the review likely to take? (Wie lange wird die Prüfung voraussichtlich dauern?)

Policy Administrator: We should be able to respond within three working days. (Wir sollten innerhalb von drei Arbeitstagen antworten können.)

Broker: Will there be an additional premium? (Wird eine Nachprämie erhoben?)

Policy Administrator: Most likely, because the value and scope of the insured risk have increased. (Höchstwahrscheinlich, da der Wert und Umfang des versicherten Risikos gestiegen sind.)

Broker: Will you issue a new policy? (Werden Sie eine neue Police ausstellen?)

Policy Administrator: We will issue an endorsement and a revised policy schedule. (Wir werden einen Nachtrag und eine überarbeitete Policenübersicht ausstellen.)

Broker: Could you send copies to both the policyholder and our office? (Könnten Sie Kopien sowohl an den Versicherungsnehmer als auch an unser Büro schicken?)

Policy Administrator: Of course. I’ll record that instruction on the file. (Natürlich. Ich werde diese Anweisung im Vorgang vermerken.)

Broker: Thank you very much for your help. (Vielen Dank für Ihre Hilfe.)

Policy Administrator: You’re welcome. Please contact me if you have any further questions. (Gern geschehen. Bitte kontaktieren Sie mich, falls Sie weitere Fragen haben.)

True or False: The Policy Amendment

1. The broker is calling about a claim. ______ False

2. The policyholder has opened a second workshop. ______ True

3. The new location became operational on 1 July. ______ True

4. No new machinery has been installed. ______ False

5. The machinery is worth approximately €750,000. ______ True

6. The company has reduced its workforce. ______ False

7. The amendment must be reviewed by an underwriter. ______ True

8. Cover has already been confirmed from 1 July. ______ False

9. The review should take about three working days. ______ True

10. The policy change will probably result in an additional premium. ______ True

Grammar in Context

1. Present Perfect

Das Present Perfect wird häufig verwendet, wenn eine Änderung vorgenommen wurde und das Ergebnis jetzt relevant ist.

We have updated your contact details.
(Wir haben Ihre Kontaktdaten aktualisiert.)

The company has opened a new workshop.
(Das Unternehmen hat eine neue Werkstatt eröffnet.)

The policyholder has accepted the renewal terms.
(Der Versicherungsnehmer hat die Verlängerungsbedingungen akzeptiert.)

2. Passive Voice

Das Passiv wird in der Policenverwaltung sehr häufig verwendet, da der administrative Vorgang im Vordergrund steht.

The policy has been issued.
(Die Police wurde ausgestellt.)

An endorsement will be prepared.
(Ein Nachtrag wird erstellt.)

The customer record has been updated.
(Der Kundendatensatz wurde aktualisiert.)

3. Future with will

We will send the revised documents tomorrow.
(Wir werden die überarbeiteten Unterlagen morgen schicken.)

The change will take effect on 1 September.
(Die Änderung wird am 1. September in Kraft treten.)

4. Present Progressive for Current Processes

We are currently reviewing your renewal terms.
(Wir prüfen derzeit Ihre Verlängerungsbedingungen.)

The underwriter is assessing the new location.
(Der Underwriter prüft derzeit den neuen Standort.)

5. Modal Verbs

You must inform us of any material changes.
(Sie müssen uns über wesentliche Änderungen informieren.)

The policy may be renewed automatically.
(Die Police kann automatisch verlängert werden.)

We may need additional information.
(Wir benötigen möglicherweise weitere Informationen.)

6. If-Clauses

If the premium is not paid, the policy may lapse.
(Wenn die Prämie nicht bezahlt wird, kann die Police erlöschen.)

If you accept the renewal terms, please return the signed form.
(Wenn Sie die Verlängerungsbedingungen akzeptieren, senden Sie bitte das unterschriebene Formular zurück.)

If the company had informed us earlier, the endorsement could have been issued sooner.
(Wenn das Unternehmen uns früher informiert hätte, hätte der Nachtrag früher ausgestellt werden können.)

Typische Fehler deutscher Muttersprachler

❌ We have changed the police.
✔ We have amended the policy.

„Police“ bedeutet auf Englisch Polizei. Eine Versicherungspolice heißt policy.

❌ The policy runs until December.
✔ The policy is valid until December.
✔ The policy expires in December.

❌ We make a new policy.
✔ We issue a new policy.

❌ Please control the policy documents.
✔ Please check the policy documents.
✔ Please review the policy documents.

❌ The contract prolongs automatically.
✔ The contract renews automatically.

❌ The customer cancelled the insurance contract to December.
✔ The customer cancelled the insurance contract with effect from December.

❌ We send you the documents in the attachment.
✔ Please find the documents attached.
✔ We have attached the documents to this email.

❌ The premium became more expensive.
✔ The premium increased.

❌ We need an actual address.
✔ We need your current address.

❌ The policy is actual until next year.
✔ The policy is valid until next year.

Complete the Sentences

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No.	Sentence	A	B
1	The insurer will ______ a revised policy.
2	We have ______ your contact details.
3	The policy is due ______ renewal.
4	An endorsement will be ______ tomorrow.
5	The policy expires ______ 31 December.
6	The amendment resulted ______ an additional premium.
7	Please find the revised schedule ______.
8	The policy may ______ if the premium is not paid.
9	We are currently ______ the renewal terms.
10	The change will take ______ next Monday.

Vocabulary Quiz: Policy Administration

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