Checkliste: Professionelles E-Mail-Englisch | Business-Englisch.org
E-Mail-Check: 0 / 50 Kriterien erfüllt

Complete Checklist: Professional Email English

Bevor Sie im globalen Geschäftsalltag auf „Senden“ klicken, sollten Sie Ihre E-Mail strukturell, inhaltlich und formal prüfen. Nutzen Sie diese interaktive 50-Punkte-Checkliste als Qualitätsfilter für Ihre englische Korrespondenz.

1. Planning & Purpose (Planung & Zweck)

2. Subject Line (Betreffzeile)

3. Greeting & Opening (Anrede & Einstieg)

4. Content & Structure (Inhalt & Struktur)

5. Tone & Style (Ton & Stil)

6. Action & Closing (Handlung & Abschluss)

7. Formal & Technical Check (Formale & technische Prüfung)

8. Final Check (Letzte Kontrolle)

Email Phrases (Professional & Polite)

Nutzen Sie diese bewährten Textbausteine für eine strukturierte E-Mail-Kommunikation:

Opening (Einstieg)

"I am writing to inform you about…" Ich schreibe Ihnen, um Sie über … zu informieren.
"Thank you for your message." Vielen Dank für Ihre Nachricht.
"Further to our conversation…" Bezugnehmend auf unser Gespräch …

Requests & Actions (Bitten & Handlungen)

"Could you please let me know…" Könnten Sie mir bitte mitteilen …
"I would appreciate it if you could…" Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie …
"Please find attached…" Anbei finden Sie …

Clarifying (Klarstellung)

"To clarify this point…" Zur Klärung dieses Punktes …
"Please note that…" Bitte beachten Sie, dass …

Closing (Abschluss)

"If you have any questions, please let me know." Bei Fragen lassen Sie es mich bitte wissen.
"I look forward to your reply." Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
"Kind regards / Best regards" Mit freundlichen Grüßen

Service Dialogues (Mini Dialogues for Training)

Typische Interaktionen aus dem Kundenservice im E-Mail-Format:

Dialogue 1 – Information Request

Client: "Could you please send me the updated report?"
[Könnten Sie mir bitte den aktualisierten Bericht senden?]
Agent: "Of course. I will send it to you shortly."
[Gerne. Ich sende ihn Ihnen in Kürze.]

Dialogue 2 – Clarification

Client: "I’m not sure about the deadline."
[Ich bin mir wegen der Frist nicht sicher.]
Agent: "The deadline is Monday, 10 June."
[Die Frist ist Montag, der 10. Juni.]

Dialogue 3 – Follow-up

Agent: "I’m just following up on my previous email."
[Ich wollte kurz auf meine vorherige E-Mail zurückkommen.]
Client: "Thank you, I will reply later today."
[Danke, ich antworte später heute.]
Telephone & Email Communication: Clear Calls, Professional Emails, Tone & Structure (1–25)

Telephone & Email Communication

We use clear and professional language on the phone and in emails to communicate efficiently, sound professional, and avoid misunderstandings.

Example: Could you please confirm this by email?
[Könnten Sie das bitte per E-Mail bestätigen?]

For German speakers:
Telephone and email communication in English often requires a clear structure and a polite tone. On the phone, clarity is key. In emails, structure and tone are especially important to sound professional.

clear phone communication = speak clearly and confirm important details
[klare Telefonkommunikation = deutlich sprechen und wichtige Details bestätigen]
We often repeat or confirm information.
Could you repeat that, please?
[Könnten Sie das bitte wiederholen?]
Let me just confirm the details.
[Lassen Sie mich kurz die Details bestätigen.]
Language idea: clarity and confirmation
[Sprachidee: Klarheit und Bestätigung]

professional emails = write clearly, politely, and with structure
[professionelle E-Mails = klar, höflich und strukturiert schreiben]
Emails usually include a greeting, clear message, and closing.
Dear Mr Smith, … Kind regards,
[Sehr geehrter Herr Smith, … Mit freundlichen Grüßen]
Language idea: structured communication
[Sprachidee: strukturierte Kommunikation]

tone and structure = how something sounds and how it is organised
[Ton und Struktur = wie etwas klingt und wie es aufgebaut ist]
A good tone is polite and professional. A good structure is clear and easy to follow.
I am writing to confirm…
[Ich schreibe, um zu bestätigen…]
Please find attached…
[Im Anhang finden Sie…]
Language idea: clarity and professionalism
[Sprachidee: Klarheit und Professionalität]

Simple memory help:
Good communication follows this:
Clear ─ Polite ─ Structured

Typical phrases are:
Could you repeat – Let me confirm – I am writing to – Please find attached – Kind regards

They help you communicate clearly and professionally in all situations.
[Sie helfen Ihnen, in allen Situationen klar und professionell zu kommunizieren.]

Score: 0 / 25

1. Could you ______ that, please?
a) repeat
b) return
[Könnten Sie das bitte wiederholen?]

2. Let me just ______ the details.
a) confirmation
b) confirm
[Lassen Sie mich kurz die Details bestätigen.]

3. Could you speak a little more ______?
a) slowly
b) slow
[Könnten Sie etwas langsamer sprechen?]

4. I didn’t quite ______ that.
a) caught
b) catch
[Ich habe das nicht ganz verstanden.]

5. Can you spell your name, ______?
a) please
b) must
[Können Sie Ihren Namen bitte buchstabieren?]

6. I am writing to ______ your request.
a) confirmation
b) confirm
[Ich schreibe, um Ihre Anfrage zu bestätigen.]

7. Please find ______ the document.
a) attached
b) attaching
[Im Anhang finden Sie das Dokument.]

8. Dear Mr Smith, I hope you are ______.
a) good
b) well
[Sehr geehrter Herr Smith, ich hoffe, es geht Ihnen gut.]

9. I look forward to your ______.
a) reply
b) answering
[Ich freue mich auf Ihre Antwort.]

10. Kind ______,
a) regard
b) regards
[Mit freundlichen Grüßen]

11. Could you send me the details by ______?
a) email
b) postbox
[Könnten Sie mir die Details per E-Mail schicken?]

12. I’ll call you ______ later.
a) again
b) back
[Ich rufe Sie später zurück.]

13. Let me take a quick ______.
a) note
b) noting
[Lassen Sie mich kurz eine Notiz machen.]

14. Could you hold for a ______?
a) minute ago
b) moment
[Könnten Sie einen Moment warten?]

15. I’ll send you a follow-up ______.
a) email
b) letterly
[Ich sende Ihnen eine Folge-E-Mail.]

16. Please let me know if you have any further ______.
a) asks
b) questions
[Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben.]

17. I’ll forward this to the relevant ______.
a) department
b) sectioning
[Ich leite das an die zuständige Abteilung weiter.]

18. Could you confirm receipt of this ______?
a) messageing
b) email
[Könnten Sie den Erhalt dieser E-Mail bestätigen?]

19. I’ll get back to you as soon as ______.
a) possible
b) possibility
[Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen.]

20. Could you confirm the meeting ______?
a) timingly
b) time
[Könnten Sie die Uhrzeit des Meetings bestätigen?]

21. I’ll make sure everything is clearly ______.
a) stated
b) stating
[Ich stelle sicher, dass alles klar formuliert ist.]

22. Please feel free to ______ me if you have questions.
a) contacting
b) contact
[Bitte zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.]

23. I’ve attached the file for your ______.
a) reference
b) referring
[Ich habe die Datei zu Ihrer Referenz angehängt.]

24. Thank you for your ______ to this matter.
a) attending
b) attention
[Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit.]

25. I look forward to hearing from you ______.
a) soon
b) quick
[Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.]

Score: 0 / 25