Versicherungs-Englisch: Geschäftskorrespondenz & E-Mails

Versicherungs-Englisch: Geschäftskorrespondenz & E-Mails

Insurance Business Correspondence and Email Writing

Writing clear and professional emails is an essential skill in the international insurance market. Whether you are a broker requesting a quote, an underwriter asking for material facts, or a handler communicating a claims decision, using the correct formal phrasing is vital.

This module provides you with standard text blocks, formal opening and closing phrases, and example emails to ensure your daily written communication is efficient and professional.

Niveau: B1

Standard Correspondence Phrases

Please find attached the completed proposal form for the commercial liability insurance.
(Im Anhang finden Sie das ausgefüllte Antragsformular für die gewerbliche Haftpflichtversicherung.)

We look forward to receiving your binding quotation within the agreed deadline.
(Wir freuen uns darauf, Ihr verbindliches Angebot innerhalb der vereinbarten Frist zu erhalten.)

Please quote the unique claim reference number in all future correspondence.
(Bitte geben Sie bei jeder zukünftigen Korrespondenz das eindeutige Schadensaktenzeichen an.)

Structure of a Professional Insurance Email

Email Element Standard Phrasing German Equivalent
Formal Salutation Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Davis, Sehr geehrter Herr Smith, / Sehr geehrte Frau Davis,
Stating the Subject I am writing to you regarding policy number CP-992. Ich schreibe Ihnen bezüglich der Policennummer CP-992.
Requesting Information Could you please provide us with updated claims data? Könnten Sie uns bitte aktualisierte Schadendaten zur Verfügung stellen?
Setting a Deadline We require your response by Friday at 4:00 PM at the latest. Wir benötigen Ihre Rückmeldung bis spätestens Freitag um 16:00 Uhr.
Polite Closing Phrase Thank you for your assistance in this matter. Vielen Dank für Ihre Unterstützung in dieser Angelegenheit.
Formal Sign-off Yours sincerely, / Kind regards, Mit freundlichen Grüßen

Writing Tip: Referencing Attachments

In international business, avoid translating „Ich habe angehängt...“ literally as *„I have hung...“*. Use these professional phrases instead:

Please find attached... (formal/standard) oder I am enclosing... (wird häufiger bei Briefen/physischen Beilagen genutzt). In kurzen E-Mails reicht auch ein einfaches: Attached is the requested endorsement.

Muster-E-Mail: Broker requesting a quote adjustment

Subject: Request for Amendment – Premium Quotation Delta Tech (Policy Ref: CP-784521)
(Betreff: Änderungsantrag – Prämienangebot Delta Tech (Policen-Ref: CP-784521))

Dear David,
(Lieber David,)

Thank you for sending over the initial premium quotation for our client yesterday.
(Vielen Dank, dass du gestern das erste Prämienangebot für unseren Kunden übermittelt hast.)

After reviewing the terms, the client requested a minor modification regarding the deductible.
(Nach Prüfung der Bedingungen hat der Kunde um eine kleine Anpassung bezüglich des Selbstbehalts gebeten.)

Could you please adjust the property damage deductible to €5,000 and calculate the updated annual premium?
(Könntest du bitte den Sachschaden-Selbstbehalt auf 5.000 Euro anpassen und die aktualisierte Jahresprämie berechnen?)

As the inception date is scheduled for the first of next month, we require the firm quote by Friday afternoon.
(Da der Versicherungsbeginn für den Ersten des nächsten Monats geplant ist, benötigen wir das verbindliche Angebot bis Freitag-Nachmittag.)

Thank you for your quick processing.
(Vielen Dank für deine schnelle Bearbeitung.)

Kind regards,
(Herzliche Grüße)

Lisa (Senior Broker)
(Lisa (Senior-Maklerin))

Grammar Focus: Prepositions in Email Correspondence

Using the correct prepositions ensures your formal request looks polished. Notice the following typical combinations:

I am writing to you on behalf of our corporate client.
(Ich schreibe Ihnen im Namen unseres Firmenkunden.)

Please send the policy endorsement to my attention.
(Bitte senden Sie den Policennachtrag zu meinen Handen.)

Teil 1: Complete the Sentences (Randomized Answers)

Select the correct word or phrase to complete the professional email sequence.

Score: 0/5
No.SentenceAB
1 Please find ______ the requested loss report.
2 I am writing to you on ______ of Greenfield Engineering.
3 Could you please release the payment ______ your earliest convenience?
4 We require the updated documentation ______ later than Friday afternoon.
5 Thank you for your cooperation in this ______ .

Teil 2: Vocabulary Quiz (Randomized Answers)

Choose the correct translation or technical standard match.

Score: 0/5
No.Question TextABCD
1 What is the correct translation of "Im Anhang finden Sie"?
2 What does "on behalf of" mean?
3 How do you formally close an email when starting with "Dear Mr. Smith"?
4 What does "at your earliest convenience" mean?
5 What is a "subject line"?

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