100 Meetings Phrases

100 Meetings Phrases

100 Meetings Phrases | Business Englisch Lernen

100 Meeting Situations – Formal & Friendly Responses (EN–DE)

100 Meeting Situations – Formal & Friendly Responses (EN–DE)

Each item shows a situation, its German description, then two response styles: Polite Formal and Polite Friendly / Neutral. English is in bold, German in [brackets & italics].

1

Start is delayed because people join from different time zones.

[Der Start verzögert sich, weil Teilnehmer aus verschiedenen Zeitzonen beitreten.]

Polite Formal

Thank you for your patience—let’s begin now that everyone is here.
[Vielen Dank für Ihre Geduld – wir beginnen jetzt, da alle anwesend sind.]

Polite Friendly / Neutral

Thanks for waiting—let’s get started!
[Danke fürs Warten – lasst uns anfangen!]

2

The agenda wasn’t shared beforehand.

[Die Agenda wurde nicht vorher geteilt.]

Polite Formal

Let’s align briefly on the agenda before we proceed.
[Lassen Sie uns kurz die Agenda abstimmen, bevor wir fortfahren.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s quickly agree on what we want to cover today.
[Einigen wir uns kurz darauf, was wir heute besprechen wollen.]

3

Technical issues with screen sharing.

[Technische Probleme bei der Bildschirmfreigabe.]

Polite Formal

Please bear with me while I resolve the technical issue.
[Bitte haben Sie einen Moment Geduld, während ich das technische Problem behebe.]

Polite Friendly / Neutral

Give me a sec—I’ll fix the screen share.
[Gebt mir kurz einen Moment – ich repariere die Bildschirmfreigabe.]

4

People are still arriving.

[Einige Teilnehmer treffen noch ein.]

Polite Formal

We’ll begin shortly once everyone has joined.
[Wir beginnen in KĂĽrze, sobald alle beigetreten sind.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s wait a minute until the others join.
[Warten wir eine Minute, bis die anderen da sind.]

5

A new colleague joins the meeting.

[Ein neuer Kollege nimmt am Meeting teil.]

Polite Formal

Welcome to the team—we’re pleased to have you with us.
[Willkommen im Team – wir freuen uns, dass Sie dabei sind.]

Polite Friendly / Neutral

Welcome aboard—great to have you here!
[Willkommen an Bord – schön, dass du dabei bist!]

6

Someone forgot to mute their microphone.

[Jemand hat vergessen, sein Mikrofon stummzuschalten.]

Polite Formal

Excuse me, there’s some background noise—could you please mute your microphone?
[Entschuldigung, es gibt Hintergrundgeräusche – könnten Sie bitte Ihr Mikrofon stummschalten?]

Polite Friendly / Neutral

Hey, I think your mic’s on—could you mute for a moment?
[Hey, ich glaube, dein Mikro ist an – kannst du es kurz stummschalten?]

7

A participant dominates the discussion.

[Ein Teilnehmer dominiert die Diskussion.]

Polite Formal

Let’s make sure everyone has the chance to contribute.
[Lassen Sie uns sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, etwas beizutragen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s hear from a few others too.
[Lassen wir auch ein paar andere zu Wort kommen.]

8

Two people speak at the same time.

[Zwei Personen sprechen gleichzeitig.]

Polite Formal

Let’s take one at a time, please—Mr Lee first, then Ms Perez.
[Einer nach dem anderen, bitte – zuerst Herr Lee, dann Frau Perez.]

Polite Friendly / Neutral

One at a time, please—Alex first.
[Einer nach dem anderen, bitte – zuerst Alex.]

9

The internet connection is unstable.

[Die Internetverbindung ist instabil.]

Polite Formal

You’re cutting out—could you repeat that last part, please?
[Ihre Verbindung bricht ab – könnten Sie den letzten Teil bitte wiederholen?]

Polite Friendly / Neutral

You’re breaking up a bit—can you say that again?
[Du brichst etwas ab – kannst du das nochmal sagen?]

10

The meeting runs longer than planned.

[Das Meeting dauert länger als geplant.]

Polite Formal

We’re running over time—let’s conclude this point and schedule a follow-up.
[Wir liegen über der Zeit – lassen Sie uns diesen Punkt abschließen und ein Folgemeeting planen.]

Polite Friendly / Neutral

Time’s nearly up—let’s wrap this up for today.
[Die Zeit ist fast um – lasst uns für heute Schluss machen.]


11

Someone joins late.

[Jemand kommt verspätet.]

Polite Formal

Welcome, and thank you for joining—let me briefly summarise what we’ve covered so far.
[Willkommen und danke, dass Sie sich eingewählt haben – ich fasse kurz zusammen, was wir bisher besprochen haben.]

Polite Friendly / Neutral

Glad you made it—quick recap: we’ve just finished point two.
[Schön, dass du da bist – kurze Zusammenfassung: wir haben gerade Punkt zwei abgeschlossen.]

12

A decision must be made.

[Eine Entscheidung muss getroffen werden.]

Polite Formal

Before we continue, we should reach a clear decision on this matter.
[Bevor wir fortfahren, sollten wir eine klare Entscheidung zu diesem Punkt treffen.]

Polite Friendly / Neutral

We need to decide on this before moving on.
[Wir sollten das entscheiden, bevor wir weitermachen.]

13

Nobody wants to speak first.

[Niemand möchte zuerst sprechen.]

Polite Formal

Would anyone like to begin by sharing their perspective?
[Möchte jemand beginnen und seine Sichtweise teilen?]

Polite Friendly / Neutral

Who’d like to start? I can go first if you prefer.
[Wer möchte anfangen? Ich kann sonst den Anfang machen.]

14

You need clarification.

[Sie brauchen eine Klarstellung.]

Polite Formal

May I ask for a brief clarification on that point, please?
[Darf ich um eine kurze Klarstellung zu diesem Punkt bitten?]

Polite Friendly / Neutral

Could you just clear that up for me?
[Kannst du das kurz für mich klären?]

15

The sound is echoing.

[Der Ton hallt.]

Polite Formal

There seems to be an echo—could everyone please check their microphones?
[Es scheint ein Echo zu geben – könnten bitte alle ihre Mikrofone überprüfen?]

Polite Friendly / Neutral

Bit of an echo—maybe one mic’s still on?
[Ein bisschen Echo – vielleicht ist noch ein Mikro an?]

16

Someone shares an outdated document.

[Jemand teilt ein veraltetes Dokument.]

Polite Formal

I believe this might be an earlier version—could you please confirm?
[Ich glaube, das ist eine frühere Version – könnten Sie das bitte bestätigen?]

Polite Friendly / Neutral

Looks like that’s the old file—can you check?
[Sieht so aus, als wäre das die alte Datei – kannst du mal nachschauen?]

17

People are talking off-topic.

[Die Leute sprechen ĂĽber Nebenthemen.]

Polite Formal

May I suggest we return to the main agenda item?
[Darf ich vorschlagen, dass wir zum Hauptthema zurĂĽckkehren?]

Polite Friendly / Neutral

Let’s get back to the main point.
[Kehren wir zum Hauptpunkt zurĂĽck.]

18

You didn’t catch what was said.

[Sie haben nicht verstanden, was gesagt wurde.]

Polite Formal

Apologies, could you please repeat that more slowly?
[Entschuldigung, könnten Sie das bitte etwas langsamer wiederholen?]

Polite Friendly / Neutral

Sorry, I didn’t catch that—can you say it again?
[Sorry, das habe ich nicht verstanden – kannst du es nochmal sagen?]

19

You agree strongly.

[Sie stimmen sehr zu.]

Polite Formal

I fully support that approach—it’s very well reasoned.
[Ich unterstütze diesen Ansatz voll und ganz – er ist sehr gut begründet.]

Polite Friendly / Neutral

Absolutely—I couldn’t agree more.
[Absolut – ich könnte nicht mehr zustimmen.]

20

You disagree politely.

[Sie widersprechen höflich.]

Polite Formal

I understand your reasoning, though I see the matter somewhat differently.
[Ich verstehe Ihre Argumentation, sehe die Sache jedoch etwas anders.]

Polite Friendly / Neutral

I see your point, but I’d look at it another way.
[Ich verstehe deinen Punkt, aber ich wĂĽrde es anders sehen.]

21

A manager joins unexpectedly.

[Ein Vorgesetzter tritt unerwartet bei.]

Polite Formal

Welcome, and thank you for joining—let me briefly bring you up to date.
[Willkommen und vielen Dank, dass Sie sich zugeschaltet haben – ich bringe Sie kurz auf den neuesten Stand.]

Polite Friendly / Neutral

Hi, great to see you—here’s a quick update on where we are.
[Hi, schön Sie zu sehen – hier ein kurzes Update, wo wir stehen.]

22

You want to add something.

[Sie möchten etwas hinzufügen.]

Polite Formal

If I may, I’d like to add a short comment to that point.
[Wenn ich darf, wĂĽrde ich dazu gern eine kurze Anmerkung machen.]

Polite Friendly / Neutral

Just to add something quickly to that.
[Ich möchte dazu kurz etwas hinzufügen.]

23

You want to take a short break.

[Sie möchten eine kurze Pause machen.]

Polite Formal

Shall we take a five-minute break before continuing?
[Sollen wir eine fĂĽnfminĂĽtige Pause machen, bevor wir weitermachen?]

Polite Friendly / Neutral

Let’s have a quick five-minute break.
[Lassen wir uns kurz fĂĽnf Minuten Pause machen.]

24

Someone’s camera is off.

[Jemand hat die Kamera ausgeschaltet.]

Polite Formal

If possible, could you please turn on your camera so we can see you?
[Wenn möglich, könnten Sie bitte Ihre Kamera einschalten, damit wir Sie sehen können?]

Polite Friendly / Neutral

If you can, please turn on your camera—it’s nice to see everyone.
[Wenn du kannst, schalt bitte deine Kamera ein – ist schön, alle zu sehen.]

25

You’re waiting for others to join.

[Sie warten auf weitere Teilnehmer.]

Polite Formal

We’ll begin once the remaining participants have joined.
[Wir beginnen, sobald die ĂĽbrigen Teilnehmer beigetreten sind.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s wait a minute or two for the others.
[Warten wir noch ein oder zwei Minuten auf die anderen.]

26

You need to share your screen.

[Sie mĂĽssen Ihren Bildschirm teilen.]

Polite Formal

Allow me to share my screen so we can review the document together.
[Gestatten Sie mir, meinen Bildschirm zu teilen, damit wir das Dokument gemeinsam ansehen können.]

Polite Friendly / Neutral

I’ll share my screen so you can see it.
[Ich teile meinen Bildschirm, damit ihr es sehen könnt.]

27

A colleague is too quiet.

[Ein Kollege ist sehr still.]

Polite Formal

We’d appreciate hearing your perspective on this topic.
[Wir würden Ihre Sichtweise zu diesem Thema sehr schätzen.]

Polite Friendly / Neutral

We haven’t heard from you yet—any thoughts?
[Wir haben dich noch nicht gehört – was meinst du dazu?]

28

People are checking their phones.

[Teilnehmer schauen auf ihre Handys.]

Polite Formal

May I ask everyone to stay focused for the next few minutes?
[Darf ich alle bitten, sich in den nächsten Minuten zu konzentrieren?]

Polite Friendly / Neutral

Let’s stay with it for just a few more minutes.
[Bleiben wir noch ein paar Minuten dran.]

29

Language barriers appear.

[Sprachbarrieren treten auf.]

Polite Formal

Let’s keep our language clear and avoid complicated expressions.
[Lassen Sie uns die Sprache klar halten und komplizierte AusdrĂĽcke vermeiden.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s keep it simple so everyone can follow.
[Lassen wir es einfach, damit alle folgen können.]

30

Someone’s name is mispronounced.

[Der Name einer Person wird falsch ausgesprochen.]

Polite Formal

Apologies—could you please tell me the correct pronunciation of your name?
[Entschuldigung – könnten Sie mir bitte die korrekte Aussprache Ihres Namens sagen?]

Polite Friendly / Neutral

Sorry—how do you say your name properly?
[Sorry – wie spricht man deinen Namen richtig aus?]

31

Meeting starts without introductions.

[Das Meeting beginnt ohne Vorstellungsrunde.]

Polite Formal

Before we begin, let’s briefly introduce ourselves for context.
[Bevor wir anfangen, lassen Sie uns uns kurz vorstellen, um den Kontext zu schaffen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s do a quick round of introductions.
[Lassen wir uns kurz vorstellen.]

32

You need to take notes.

[Sie mĂĽssen Notizen machen.]

Polite Formal

I’ll record the main points in the meeting minutes.
[Ich halte die wichtigsten Punkte im Protokoll fest.]

Polite Friendly / Neutral

I’ll jot down the key points.
[Ich schreibe die wichtigsten Punkte mit.]

33

An action point is unclear.

[Eine MaĂźnahme ist unklar.]

Polite Formal

Could we clarify who will be responsible for this task?
[Könnten wir klären, wer für diese Aufgabe verantwortlich ist?]

Polite Friendly / Neutral

So, who’s taking this one?
[Also, wer ĂĽbernimmt das?]

34

Someone forgets to record the meeting.

[Jemand vergisst, das Meeting aufzuzeichnen.]

Polite Formal

Let’s start the recording now so we capture the discussion accurately.
[Lassen Sie uns die Aufzeichnung jetzt starten, damit die Diskussion festgehalten wird.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s hit record so we don’t miss anything.
[Starten wir die Aufnahme, damit wir nichts verpassen.]

35

Background noise is disturbing.

[Hintergrundgeräusche stören.]

Polite Formal

There’s some background noise—could everyone please mute their microphones?
[Es gibt einige Hintergrundgeräusche – könnten bitte alle ihre Mikrofone stummschalten?]

Polite Friendly / Neutral

Bit of background noise—can we all mute for a sec?
[Ein bisschen Hintergrundgeräusch – könnt ihr kurz alle stummschalten?]

36

Someone keeps interrupting.

[Jemand unterbricht ständig.]

Polite Formal

Please allow the speaker to finish before responding.
[Bitte lassen Sie den Sprecher ausreden, bevor Sie antworten.]

Polite Friendly / Neutral

Let her finish first, then jump in.
[Lass sie erst ausreden, dann bist du dran.]

37

An argument starts.

[Eine Auseinandersetzung beginnt.]

Polite Formal

Let’s remain constructive and focus on the issue, not the person.
[Bleiben wir konstruktiv und konzentrieren uns auf das Thema, nicht auf die Person.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s calm down and focus on solving it.
[Beruhigen wir uns und konzentrieren wir uns auf die Lösung.]

38

You need to summarize the discussion.

[Sie mĂĽssen die Diskussion zusammenfassen.]

Polite Formal

To summarize, we’ve identified three key outcomes.
[Zusammenfassend haben wir drei zentrale Ergebnisse identifiziert.]

Polite Friendly / Neutral

Quick recap—three main points so far.
[Kurze Zusammenfassung – bisher drei Hauptpunkte.]

39

A deadline needs to be extended.

[Eine Frist muss verlängert werden.]

Polite Formal

Would it be possible to extend the deadline by a few days?
[Wäre es möglich, die Frist um ein paar Tage zu verlängern?]

Polite Friendly / Neutral

Can we push the deadline to next week?
[Können wir die Frist auf nächste Woche verschieben?]

40

You have to end the meeting early.

[Sie mĂĽssen das Meeting frĂĽhzeitig beenden.]

Polite Formal

Unfortunately, I have to close the meeting early—thank you for your contributions.
[Leider muss ich das Meeting früher beenden – vielen Dank für Ihre Beiträge.]

Polite Friendly / Neutral

We’ll stop here for today—thanks, everyone!
[Wir hören für heute hier auf – danke an alle!]

41

You’re waiting for input.

[Sie warten auf RĂĽckmeldungen.]

Polite Formal

Are there any comments or additional insights before we continue?
[Gibt es Anmerkungen oder zusätzliche Anregungen, bevor wir fortfahren?]

Polite Friendly / Neutral

Any thoughts before we move on?
[Gibt’s noch Meinungen, bevor wir weitermachen?]

42

You lost your train of thought.

[Sie haben den Faden verloren.]

Polite Formal

Apologies—I seem to have lost my point for a moment.
[Entschuldigung – ich habe kurz den Faden verloren.]

Polite Friendly / Neutral

Oops, I lost my train of thought for a second.
[Ups, ich hab kurz den Faden verloren.]

43

Someone joins without camera or sound.

[Jemand tritt ohne Kamera oder Ton bei.]

Polite Formal

We can’t hear or see you—could you please check your settings?
[Wir können Sie weder sehen noch hören – könnten Sie bitte Ihre Einstellungen prüfen?]

Polite Friendly / Neutral

We can’t hear you—maybe check your mic or camera?
[Wir hören dich nicht – vielleicht mal Mikro oder Kamera prüfen?]

44

Participants talk too quietly.

[Teilnehmer sprechen zu leise.]

Polite Formal

Could you please speak a little louder so everyone can hear clearly?
[Könnten Sie bitte etwas lauter sprechen, damit alle Sie gut verstehen?]

Polite Friendly / Neutral

Could you speak up a bit? It’s hard to hear.
[Kannst du etwas lauter sprechen? Man hört dich kaum.]

45

People speak over each other.

[Teilnehmer sprechen gleichzeitig.]

Polite Formal

Let’s take one speaker at a time to ensure clarity.
[Lassen Sie uns nacheinander sprechen, um Klarheit zu gewährleisten.]

Polite Friendly / Neutral

One at a time, please!
[Einer nach dem anderen, bitte!]

46

You need to show appreciation.

[Sie müssen Wertschätzung zeigen.]

Polite Formal

Thank you all for your valuable contributions today.
[Vielen Dank an alle für Ihre wertvollen Beiträge heute.]

Polite Friendly / Neutral

Great work, everyone—thanks for the input!
[Gute Arbeit, alle zusammen – danke für eure Beiträge!]

47

The client is present.

[Der Kunde ist anwesend.]

Polite Formal

Let’s ensure our points are concise and client-focused.
[Lassen Sie uns sicherstellen, dass unsere Punkte prägnant und kundenorientiert sind.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s keep it short and clear for the client.
[Halten wir’s kurz und klar für den Kunden.]

48

A decision is postponed.

[Eine Entscheidung wird verschoben.]

Polite Formal

We’ll revisit this topic in our next session for a final decision.
[Wir greifen dieses Thema in der nächsten Sitzung zur endgültigen Entscheidung wieder auf.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s park this and decide next time.
[Lassen wir das fürs nächste Mal liegen und entscheiden dann.]

49

No one is taking notes.

[Niemand macht Notizen.]

Polite Formal

Could someone please volunteer to document the key points?
[Könnte sich bitte jemand bereit erklären, die wichtigsten Punkte zu protokollieren?]

Polite Friendly / Neutral

Can someone jot down the main stuff?
[Kann jemand die wichtigsten Sachen mitschreiben?]

50

The chair forgets to manage time.

[Der Leiter achtet nicht auf die Zeit.]

Polite Formal

We’re short on time—may I suggest we move to the next item?
[Wir sind knapp mit der Zeit – darf ich vorschlagen, dass wir zum nächsten Punkt übergehen?]

Polite Friendly / Neutral

Time’s running—let’s move to the next point.
[Die Zeit läuft – gehen wir zum nächsten Punkt.]

51

A participant is late repeatedly.

[Ein Teilnehmer kommt wiederholt zu spät.]

Polite Formal

We appreciate your joining—may I kindly ask everyone to be punctual in future meetings?
[Vielen Dank fürs Dabeisein – darf ich alle bitten, bei zukünftigen Meetings pünktlich zu sein?]

Polite Friendly / Neutral

Let’s all try to start on time next time, okay?
[Lasst uns nächstes Mal versuchen, pünktlich zu beginnen, okay?]

52

You have to present next.

[Sie müssen als Nächster präsentieren.]

Polite Formal

I’ll share my screen and walk you through the presentation now.
[Ich werde jetzt meinen Bildschirm teilen und Sie durch die Präsentation führen.]

Polite Friendly / Neutral

I’ll show my slides and go through them quickly.
[Ich zeige kurz meine Folien und erkläre sie.]

53

Someone asks a difficult question.

[Jemand stellt eine schwierige Frage.]

Polite Formal

That’s an excellent question—allow me a moment to consider the best answer.
[Das ist eine ausgezeichnete Frage – gestatten Sie mir einen Moment, um die beste Antwort zu überlegen.]

Polite Friendly / Neutral

Good question—let me think for a second.
[Gute Frage – ich muss kurz überlegen.]

54

There’s silence after your question.

[Es herrscht Stille nach Ihrer Frage.]

Polite Formal

Please feel free to share your thoughts—any perspectives are welcome.
[Fühlen Sie sich frei, Ihre Gedanken zu teilen – jede Meinung ist willkommen.]

Polite Friendly / Neutral

Don’t be shy—any ideas?
[Keine Scheu – irgendwelche Ideen?]

55

You don’t understand a slide.

[Sie verstehen eine Folie nicht.]

Polite Formal

Could you please clarify the figures on this slide?
[Könnten Sie bitte die Zahlen auf dieser Folie erläutern?]

Polite Friendly / Neutral

Can you explain what these numbers mean?
[Kannst du erklären, was diese Zahlen bedeuten?]

56

Someone forgets to unmute.

[Jemand vergisst, das Mikro einzuschalten.]

Polite Formal

I believe you’re on mute—could you please unmute yourself?
[Ich glaube, Ihr Mikrofon ist stummgeschaltet – könnten Sie es bitte einschalten?]

Polite Friendly / Neutral

You’re muted—we can’t hear you!
[Du bist stumm – wir hören dich nicht!]

57

Time zone confusion occurs.

[Verwirrung wegen Zeitzonen.]

Polite Formal

Just to confirm, the meeting time is set for 3 p.m. CET, correct?
[Nur zur Bestätigung: Das Meeting ist auf 15 Uhr MEZ angesetzt, richtig?]

Polite Friendly / Neutral

Just checking—it’s 3 p.m. our time, right?
[Nur zur Kontrolle – 15 Uhr unsere Zeit, oder?]

58

A colleague apologizes for being late.

[Ein Kollege entschuldigt sich für die Verspätung.]

Polite Formal

No problem at all—thank you for joining us.
[Kein Problem – danke, dass Sie sich uns angeschlossen haben.]

Polite Friendly / Neutral

No worries—glad you could make it.
[Kein Thema – schön, dass du’s geschafft hast.]

59

You need to assign tasks.

[Sie mĂĽssen Aufgaben zuweisen.]

Polite Formal

Let’s define clear responsibilities for each action point.
[Lassen Sie uns klare Verantwortlichkeiten fĂĽr jeden Punkt festlegen.]

Polite Friendly / Neutral

Who wants to take this one?
[Wer möchte das übernehmen?]

60

You must delegate responsibility.

[Sie mĂĽssen Verantwortung delegieren.]

Polite Formal

Could I ask you, Alex, to take ownership of this item, please?
[Könnte ich Sie, Alex, bitten, diesen Punkt zu übernehmen?]

Polite Friendly / Neutral

Alex, can you handle this one?
[Alex, kannst du das ĂĽbernehmen?]

61

You need a quick decision.

[Sie brauchen eine schnelle Entscheidung.]

Polite Formal

Given the time, may I suggest we make a quick decision on this now?
[Angesichts der Zeit schlage ich vor, dass wir jetzt eine schnelle Entscheidung treffen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s just make a quick call on this one.
[Lassen wir uns hier einfach schnell entscheiden.]

62

Someone shares irrelevant details.

[Jemand teilt irrelevante Details.]

Polite Formal

That’s interesting—perhaps we can return to that after the main topic.
[Das ist interessant – vielleicht können wir darauf nach dem Hauptthema zurückkommen.]

Polite Friendly / Neutral

Good point, but let’s stay on topic for now.
[Guter Punkt, aber bleiben wir vorerst beim Thema.]

63

The atmosphere feels tense.

[Die Atmosphäre ist angespannt.]

Polite Formal

Let’s take a moment to pause and refocus on our common goal.
[Lassen Sie uns kurz innehalten und uns wieder auf unser gemeinsames Ziel konzentrieren.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s take a breath and stay constructive.
[Atmen wir kurz durch und bleiben wir konstruktiv.]

64

You need to calm a heated debate.

[Sie mĂĽssen eine hitzige Diskussion beruhigen.]

Polite Formal

I appreciate both perspectives—let’s discuss solutions rather than positions.
[Ich schätze beide Standpunkte – lassen Sie uns über Lösungen statt über Positionen sprechen.]

Polite Friendly / Neutral

Both sides make sense—let’s find a middle ground.
[Beide Seiten haben recht – finden wir einen Mittelweg.]

65

Someone is clearly frustrated.

[Jemand ist offensichtlich frustriert.]

Polite Formal

I can sense your frustration—let’s see how we can address that.
[Ich spüre Ihre Frustration – sehen wir, wie wir das angehen können.]

Polite Friendly / Neutral

I get that this is annoying—let’s sort it out.
[Ich verstehe, dass das nervt – klären wir das.]

66

People are talking too fast.

[Die Leute sprechen zu schnell.]

Polite Formal

Let’s slow down a little to ensure everyone can follow.
[Lassen Sie uns etwas langsamer sprechen, damit alle folgen können.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s slow it down a bit so no one gets lost.
[Sprechen wir etwas langsamer, damit keiner den Faden verliert.]

67

You need to switch topics.

[Sie mĂĽssen das Thema wechseln.]

Polite Formal

If there are no further comments, let’s move to the next agenda item.
[Wenn es keine weiteren Anmerkungen gibt, gehen wir zum nächsten Tagesordnungspunkt über.]

Polite Friendly / Neutral

Alright, let’s move on to the next point.
[Okay, gehen wir zum nächsten Punkt.]

68

Someone needs encouragement to speak.

[Jemand braucht Ermutigung zum Sprechen.]

Polite Formal

We’d really value your input on this, if you’d like to share.
[Wir würden Ihren Beitrag dazu sehr schätzen, wenn Sie etwas teilen möchten.]

Polite Friendly / Neutral

We’d love to hear what you think.
[Wir würden gerne hören, was du denkst.]

69

You’re running out of time.

[Die Zeit läuft davon.]

Polite Formal

We’re nearly out of time—let’s focus on key takeaways.
[Unsere Zeit läuft ab – konzentrieren wir uns auf die wichtigsten Punkte.]

Polite Friendly / Neutral

We’re short on time—let’s get to the main bits.
[Uns läuft die Zeit davon – gehen wir zu den Hauptpunkten über.]

70

You have to end on a positive note.

[Sie mĂĽssen positiv abschlieĂźen.]

Polite Formal

Thank you all for your constructive input—great progress today.
[Vielen Dank an alle für die konstruktiven Beiträge – heute haben wir gute Fortschritte gemacht.]

Polite Friendly / Neutral

Great teamwork today—thanks, everyone!
[Super Teamarbeit heute – danke an alle!]

71

A decision-maker is absent.

[Eine entscheidende Person fehlt.]

Polite Formal

Since the decision-maker isn’t present, let’s document our options and confirm later.
[Da die entscheidende Person nicht anwesend ist, halten wir unsere Optionen fest und bestätigen sie später.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s note the options and double-check when they’re back.
[Notieren wir die Möglichkeiten und klären das, wenn sie wieder da sind.]

72

People are multitasking during the call.

[Teilnehmer multitasken während des Meetings.]

Polite Formal

I’d appreciate everyone’s full attention for the next few minutes.
[Ich würde die volle Aufmerksamkeit aller für die nächsten Minuten sehr schätzen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s all stay focused for just a bit longer.
[Lasst uns noch ein bisschen konzentriert bleiben.]

73

Someone’s connection keeps dropping.

[Die Verbindung einer Person bricht ständig ab.]

Polite Formal

Your connection seems unstable—perhaps we can switch to audio only.
[Ihre Verbindung scheint instabil zu sein – vielleicht wechseln wir nur auf Audio.]

Polite Friendly / Neutral

You’re cutting out a lot—maybe turn your camera off?
[Du brichst oft ab – schalt vielleicht besser die Kamera aus?]

74

You want to highlight an achievement.

[Sie möchten eine Leistung hervorheben.]

Polite Formal

I’d like to take a moment to recognise the team’s excellent results.
[Ich möchte einen Moment nutzen, um die hervorragenden Ergebnisse des Teams anzuerkennen.]

Polite Friendly / Neutral

Quick shout-out—the team did a great job on this!
[Kurz mal loben – das Team hat super Arbeit geleistet!]

75

You need to emphasize a key point.

[Sie mĂĽssen einen wichtigen Punkt betonen.]

Polite Formal

Allow me to stress that this is a critical success factor.
[Erlauben Sie mir zu betonen, dass dies ein entscheidender Erfolgsfaktor ist.]

Polite Friendly / Neutral

Just to highlight—this part’s really important.
[Nur um es zu betonen – dieser Teil ist wirklich wichtig.]

76

You’re summarizing before closing.

[Sie fassen vor dem Abschluss zusammen.]

Polite Formal

Before we close, let me summarise the key outcomes.
[Bevor wir schlieĂźen, lassen Sie mich die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen.]

Polite Friendly / Neutral

Before we finish, quick recap of the main points.
[Bevor wir aufhören, eine kurze Zusammenfassung der Hauptpunkte.]

77

A new task comes up unexpectedly.

[Eine neue Aufgabe taucht unerwartet auf.]

Polite Formal

Let’s record this new item and assign it appropriately.
[Lassen Sie uns diesen neuen Punkt festhalten und entsprechend zuweisen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s add that to the list and give it to someone.
[FĂĽgen wir das der Liste hinzu und geben es jemandem.]

78

You want to confirm next steps.

[Sie möchten die nächsten Schritte bestätigen.]

Polite Formal

Just to confirm, who is responsible for which action item and by when?
[Nur zur Bestätigung: Wer ist wofür verantwortlich und bis wann?]

Polite Friendly / Neutral

So who’s doing what and by when?
[Also, wer macht was bis wann?]

79

Someone asks an off-topic question.

[Jemand stellt eine themenfremde Frage.]

Polite Formal

That’s a valid point—let’s revisit it after we complete this section.
[Das ist ein berechtigter Punkt – darauf kommen wir zurück, nachdem wir diesen Abschnitt abgeschlossen haben.]

Polite Friendly / Neutral

Good question—let’s park it and come back later.
[Gute Frage – lassen wir sie kurz parken und später darauf zurückkommen.]

80

You need to schedule a follow-up meeting.

[Sie mĂĽssen ein Folgemeeting planen.]

Polite Formal

Let’s schedule a short follow-up meeting to review progress next week.
[Lassen Sie uns ein kurzes Folgemeeting planen, um den Fortschritt nächste Woche zu überprüfen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s set up a short follow-up for next week.
[Lassen wir uns ein kurzes Folgetreffen für nächste Woche einrichten.]

81

You need to keep the discussion on track.

[Sie mĂĽssen die Diskussion in der Spur halten.]

Polite Formal

Let’s stay focused on the agenda so we can cover all key points.
[Lassen Sie uns auf die Agenda konzentrieren, damit wir alle wichtigen Punkte abdecken können.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s stick to the agenda so we don’t run out of time.
[Bleiben wir bei der Agenda, damit uns die Zeit nicht davonläuft.]

82

Someone keeps repeating the same point.

[Jemand wiederholt denselben Punkt immer wieder.]

Polite Formal

That’s noted—let’s move forward to the next aspect.
[Das ist vermerkt – gehen wir zum nächsten Punkt über.]

Polite Friendly / Neutral

Got it—let’s move on.
[Alles klar – gehen wir weiter.]

83

You want to confirm understanding.

[Sie möchten das Verständnis bestätigen.]

Polite Formal

Just to ensure we’re aligned, could you please summarise your point?
[Nur um sicherzugehen, dass wir übereinstimmen – könnten Sie Ihren Punkt bitte kurz zusammenfassen?]

Polite Friendly / Neutral

Just to check—are we all on the same page?
[Nur um sicherzugehen – sind wir alle auf dem gleichen Stand?]

84

You’re waiting for a document to load.

[Sie warten darauf, dass ein Dokument lädt.]

Polite Formal

Please bear with me while the document loads.
[Bitte haben Sie einen Moment Geduld, während das Dokument lädt.]

Polite Friendly / Neutral

Hang on a sec—it’s still loading.
[Moment noch – es lädt noch.]

85

You need to hand over to another speaker.

[Sie mĂĽssen an einen anderen Sprecher ĂĽbergeben.]

Polite Formal

At this point, I’d like to hand over to Maria for the next section.
[An dieser Stelle möchte ich an Maria für den nächsten Abschnitt übergeben.]

Polite Friendly / Neutral

Maria, over to you!
[Maria, du bist dran!]

86

You want to thank the presenter.

[Sie möchten dem Präsentierenden danken.]

Polite Formal

Thank you for that comprehensive presentation—it was very clear.
[Vielen Dank für diese umfassende Präsentation – sie war sehr klar.]

Polite Friendly / Neutral

Thanks for that, great job!
[Danke dafür – super gemacht!]

87

Someone makes a good suggestion.

[Jemand macht einen guten Vorschlag.]

Polite Formal

That’s an excellent suggestion—we should consider implementing it.
[Das ist ein ausgezeichneter Vorschlag – wir sollten eine Umsetzung in Betracht ziehen.]

Polite Friendly / Neutral

Great idea—let’s try that.
[Gute Idee – probieren wir das aus.]

88

You need to clarify who’s responsible.

[Sie müssen klären, wer verantwortlich ist.]

Polite Formal

To clarify, who will take ownership of this task?
[Zur Klärung: Wer übernimmt die Verantwortung für diese Aufgabe?]

Polite Friendly / Neutral

So who’s in charge of this one?
[Also, wer kĂĽmmert sich darum?]

89

The meeting is losing focus.

[Das Meeting verliert an Fokus.]

Polite Formal

Let’s bring the discussion back to our main objective.
[Lassen Sie uns die Diskussion wieder auf unser Hauptziel lenken.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s get back on track.
[Kehren wir wieder zum Thema zurĂĽck.]

90

You want to close politely.

[Sie möchten höflich abschließen.]

Polite Formal

Thank you all for your valuable input—let’s end here for today.
[Vielen Dank an alle für Ihre wertvollen Beiträge – wir beenden hier für heute.]

Polite Friendly / Neutral

Thanks everyone—good session today!
[Danke an alle – gute Runde heute!]

91

Someone is too negative.

[Jemand ist zu negativ eingestellt.]

Polite Formal

I appreciate your concerns—let’s also consider possible solutions.
[Ich schätze Ihre Bedenken – lassen Sie uns auch mögliche Lösungen betrachten.]

Polite Friendly / Neutral

I get your point—let’s look at how we can fix it.
[Ich verstehe dich – schauen wir, wie wir das lösen können.]

92

A decision still feels unclear.

[Eine Entscheidung ist noch unklar.]

Polite Formal

Before we conclude, let’s restate the decision to ensure clarity.
[Bevor wir abschlieĂźen, wiederholen wir die Entscheidung, um Klarheit zu schaffen.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s just restate what we’ve decided to be sure.
[Wiederholen wir kurz, was wir entschieden haben, um sicherzugehen.]

93

You need to agree on priorities.

[Sie müssen Prioritäten festlegen.]

Polite Formal

Let’s establish the order of priorities for these tasks.
[Lassen Sie uns die Reihenfolge der Prioritäten für diese Aufgaben festlegen.]

Polite Friendly / Neutral

Which of these should we tackle first?
[Welches davon sollten wir zuerst angehen?]

94

A technical term confuses others.

[Ein Fachbegriff verwirrt die anderen.]

Polite Formal

Let’s define that term briefly to ensure everyone is on the same page.
[Definieren wir diesen Begriff kurz, damit alle denselben Stand haben.]

Polite Friendly / Neutral

Let’s explain that term quickly.
[Erklären wir den Begriff kurz.]

95

You want to thank an external guest.

[Sie möchten einem externen Gast danken.]

Polite Formal

We truly appreciate your insights—thank you for joining us today.
[Wir schätzen Ihre Einblicke sehr – vielen Dank, dass Sie heute dabei waren.]

Polite Friendly / Neutral

Thanks a lot for joining—your input was really helpful.
[Vielen Dank fürs Dabeisein – dein Beitrag war sehr hilfreich.]

96

Someone has to leave early.

[Jemand muss frĂĽher gehen.]

Polite Formal

Thank you for your participation—safe travels and we’ll update you on the outcome.
[Vielen Dank für Ihre Teilnahme – gute Weiterreise, wir informieren Sie über das Ergebnis.]

Polite Friendly / Neutral

Thanks for staying as long as you could—we’ll fill you in later.
[Danke, dass du so lange geblieben bist – wir bringen dich später auf den neuesten Stand.]

97

You want to confirm the meeting time.

[Sie möchten die Meetingzeit bestätigen.]

Polite Formal

To confirm, our next meeting will be at the same time next week, correct?
[Zur Bestätigung: Unser nächstes Meeting findet zur selben Zeit nächste Woche statt, richtig?]

Polite Friendly / Neutral

So, same time next week?
[Also, gleiche Zeit nächste Woche?]

98

You need to assign someone to send minutes.

[Sie mĂĽssen jemanden beauftragen, das Protokoll zu senden.]

Polite Formal

Could I ask someone to circulate the meeting minutes by tomorrow?
[Könnte ich jemanden bitten, das Protokoll bis morgen zu verschicken?]

Polite Friendly / Neutral

Can someone send out the notes tomorrow?
[Kann jemand morgen die Notizen rumschicken?]

99

Everyone seems tired or distracted.

[Alle wirken mĂĽde oder abgelenkt.]

Polite Formal

Let’s stay focused for just a few final minutes.
[Bleiben wir noch ein paar letzte Minuten konzentriert.]

Polite Friendly / Neutral

Almost done—hang in there!
[Fast geschafft – haltet noch kurz durch!]

100

The meeting ends successfully.

[Das Meeting endet erfolgreich.]

Polite Formal

Excellent work today—thank you all for your commitment and professionalism.
[Ausgezeichnete Arbeit heute – vielen Dank für Ihr Engagement und Ihre Professionalität.]

Polite Friendly / Neutral

Great job, everyone—thanks for the teamwork!
[Super gemacht, alle zusammen – danke für die Teamarbeit!]

100 Meetings Phrases

100 Meetings Phrases

100 Meetings Phrases | Business Englisch Lernen

Business Englisch lernen