Business Englisch lernen › Business English Course › Unit 17
Business AI at Work
Tools, Prompts & Data Protection
KI im Unternehmen: Tools, Prompts & Datenschutz
🎯 Practise 16 words for using AI tools at work – prompts, automation, accuracy and data protection.16 Wörter für den Einsatz von KI-Tools im Beruf – Prompts, Automatisierung, Genauigkeit und Datenschutz. Niveau B1–B2.
📍 The story Die Geschichte
Hartmann & Hale introduces an AI assistant to plan orders and write first drafts of emails. Anna is asked to train the UK team.
Priya is excited; Ben is worried that the AI will make mistakes; Tom wants to know what happens to Brightwell's data.
Anna explains what the tool can do – and what humans still have to check.
👩💼 Anna Becker – project manager, Münster🧑💼 Tom Walsh – client, Manchester👩🏽💼 Priya Shah – colleague, Manchester
📖 Learn first Erst lernen, dann üben
We use AI to plan our orders.
The new AI tool writes first drafts.
Write a clear prompt.
We want to automate routine tasks.
The AI writes a first draft of the email.
The tool can generate a report in seconds.
The figures must be accurate.
Always double-check the results.
The tool uses our sales data.
Data protection is very important.
Never enter confidential information.
Anna will train the UK team.
AI has changed our workflow.
The tool saves us two hours a day.
AI won't replace our planners.
Check the output carefully.
⚠️ Typical mistakes Typische Fehler
✅ The data is confidential.
Data hat kein -s. Im Alltag sagt man meist the data is … (formell auch are).
✅ AI can get facts wrong / make factual errors.
Natürlicher: The AI got the figures wrong.
✅ We must check the results.
Wieder der falsche Freund: control = steuern, check = prüfen.
Part A · Words – die wichtigsten Wörter
1We use artificial ______ to plan our orders.
Wir nutzen künstliche Intelligenz, um unsere Bestellungen zu planen.Das Nomen ist intelligence.
2The new AI ______ writes first drafts of emails.
Das neue KI-Tool schreibt erste E-Mail-Entwürfe.AI tool. Toll ist die Maut!
3Write a clear ______ – the better the question, the better the answer.
Schreiben Sie einen klaren Prompt – je besser die Frage, desto besser die Antwort.Prompt = die Eingabe an die KI.
4We want to ______ routine tasks.
Wir wollen Routineaufgaben automatisieren.Verb: automate. Adjektiv: automatic.
5The AI writes a first ______ of the email.
Die KI schreibt einen ersten Entwurf der E-Mail.Draft = Entwurf.
6The tool can ______ a report in seconds.
Das Tool kann in Sekunden einen Bericht erstellen.Generate = erzeugen.
7The figures in the report must be ______.
Die Zahlen im Bericht müssen korrekt sein.Accurate = genau, korrekt.
8Always ______ the results before you send them.
Prüfen Sie die Ergebnisse immer noch einmal, bevor Sie sie verschicken.Double-check = noch einmal prüfen.
9The tool uses our sales ______.
Das Tool nutzt unsere Verkaufsdaten.Data = Daten (ohne Plural-s). Date = Datum.
10Data ______ is very important for our clients.
Datenschutz ist für unsere Kunden sehr wichtig.Data protection = Datenschutz.
11Never enter ______ information into a public AI tool.
Geben Sie niemals vertrauliche Informationen in ein öffentliches KI-Tool ein.Confidential = vertraulich. Confident = selbstbewusst.
12Anna will ______ the UK team next week.
Anna schult nächste Woche das UK-Team.Train staff = Mitarbeiter schulen.
Part B · In context – Wendungen und Situationen
13AI has changed our ______.
KI hat unseren Arbeitsablauf verändert.Workflow = Ablauf. Workforce = alle Mitarbeiter.
14The tool ______ us two hours a day.
Das Tool spart uns zwei Stunden am Tag.Save time = Zeit sparen.
15AI won't ______ our planners – it will help them.
KI wird unsere Planer nicht ersetzen – sie wird ihnen helfen.Replace = ersetzen.
16Check the ______ carefully before you use it.
Prüfen Sie das Ergebnis sorgfältig, bevor Sie es verwenden.Output = das Ergebnis, das die KI liefert.
17The AI ______ the figures wrong – check them!
Die KI hat die Zahlen falsch angegeben – prüfen Sie sie!Get something wrong = etwas falsch machen.
18Sometimes AI ______ things up – this is called "hallucinating".
Manchmal erfindet KI Dinge – das nennt man „Halluzinieren“.Make something up = etwas erfinden.
19The data ______ stored on servers in the EU.
Die Daten werden auf Servern in der EU gespeichert.Passiv mit be: The data is stored …
20Who is ______ if the AI makes a mistake?
Wer ist verantwortlich, wenn die KI einen Fehler macht?Responsible = verantwortlich.
21I'm a bit ______ about using AI for customer emails.
Ich bin etwas skeptisch, KI für Kunden-E-Mails zu nutzen.Bedenken äußern: I'm a bit sceptical about …
22The tool is easy to ______.
Das Tool ist leicht zu bedienen.Easy to use = benutzerfreundlich.
23Let's start with a short pilot ______.
Lassen Sie uns mit einem kurzen Pilotprojekt beginnen.Pilot project = Testprojekt.
24The final decision is always ______ by a human.
Die endgültige Entscheidung trifft immer ein Mensch.Make a decision – nicht do a decision.
25What ______ if the system is down?
Was passiert, wenn das System ausfällt?What happens if …?
💬 Dialogue Lesen Sie den Dialog laut – am besten mit einem Partner.
🗣️ Your turn Jetzt sind Sie dran
Write three prompts for an AI tool that would help you at work or at home – for example an email, a summary or a plan.
- Make each prompt clear and specific (who, what, format).
- Then discuss with a partner: What are the advantages and risks of AI in your job?
- Use at least four words from this page (double-check, accurate, confidential, data protection …).
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Hartmann & Hale and all characters are fictional. · Firma und Personen sind frei erfunden.